RGPD Mon Vestiaire Pro : données clients, logs, durées de conservation (checklist 2026)

Mon Vestiaire Pro : RGPD (données clients, logs, rétention) — checklist 2026

Mon Vestiaire Pro manipule typiquement des données personnelles (utilisateurs, salariés équipés, historiques de commandes, adresses de livraison, parfois des informations RH selon l’organisation). La conformité RGPD ne se résume pas à une bannière cookies : c’est surtout une question de gouvernance, de durées de conservation et de sécurisation.

Dans cet article, vous trouverez une checklist simple pour cadrer :

quelles données vous traitez ;
combien de temps vous les gardez ;
comment vous gérez les journaux (logs) ;
et comment documenter proprement l’hébergement.

RGPD : checklist Mon Vestiaire Pro

Pour le déploiement et l’exploitation au quotidien, vous pouvez aussi lire : Mon Vestiaire Pro : déployer sur adgents.cloud (guide 2026).

1) Clarifier les rôles : responsable de traitement vs sous-traitant

Dans la plupart des cas :

votre organisation (entreprise/collectivité) est responsable de traitement ;
l’éditeur, l’hébergeur et les prestataires techniques agissent comme sous-traitants (au sens RGPD), selon les périmètres.

Deux conséquences immédiates :

vous devez être capable d’expliquer pourquoi vous collectez chaque donnée et qui y a accès ;
vous devez cadrer les engagements via des clauses/dpa : sécurité, assistance, notifications d’incidents, localisation, etc.

Si vous hébergez sur une plateforme, partez d’un principe : vous gardez la main sur vos choix de rétention et de sécurité, mais vous devez aussi vérifier les garanties offertes par l’environnement.

2) Cartographier les données (en 30 minutes)

Faites une cartographie minimale, mais complète. Un bon format : un tableau (interne) « catégorie → finalité → base légale → destinataires → durée ».

Exemples fréquents pour Mon Vestiaire Pro :

Comptes utilisateurs (identité, email pro, rôle, traces de connexion)
Salariés/équipés (identifiant interne, centre de coût, dotation, tailles)
Commandes et livraisons (articles, adresses, historique)
Documents (bons, exports, pièces jointes)
Journaux (authentification, actions d’administration, erreurs applicatives)

Astuce : si vous devez chercher longtemps « où est la donnée ? », c’est un signal qu’il faut centraliser la documentation.

3) Définir des durées de conservation réalistes (et les appliquer)

Le point critique côté RGPD : vous ne pouvez pas conserver indéfiniment « au cas où ». En pratique, raisonnez en cycle de vie :

base active (utile au quotidien) ;
archivage intermédiaire (accès restreint, utile pour une obligation légale ou un contentieux) ;
suppression/anonymisation.

Cycle de vie de la donnée : de l’usage à l’archivage

Quelques repères opérationnels (à adapter à votre contexte) :

Comptes utilisateurs : tant que la personne est active + une courte période après départ (gestion des accès, passation).
Commandes / facturation : souvent plus long, car obligations comptables (conservez ce qui est nécessaire et justifié).
Exports : limiter dans le temps, surtout s’ils contiennent beaucoup de données.

Sur adgents.cloud, vous pouvez choisir une rétention de sauvegardes adaptée à votre besoin (y compris long terme). L’idée n’est pas de tout garder « partout », mais de garder au bon endroit et avec les bons droits.

4) Logs : journaliser utile, conserver limité, protéger fort

Les logs sont indispensables : ils servent à détecter des anomalies, enquêter et prouver ce qui s’est passé.

Bon cadre à viser :

journalisation applicative (création/consultation/modification/suppression) ;
journalisation technique (auth, erreurs, événements sécurité) ;
accès restreint (les personnes journalisées ne doivent pas pouvoir modifier ces traces) ;
conservation sur une période glissante raisonnable, souvent entre 6 mois et 1 an selon la criticité et les obligations.

Pour faire le lien entre conformité et exploitation, combinez ce guide avec : Mon Vestiaire Pro : sécurité & accès (bonnes pratiques).

5) Droits des personnes : prévoir le “mode opératoire”

Même si vos données sont principalement « internes », vous devez être prêt à traiter :

demande d’accès ;
rectification ;
effacement (quand applicable) ;
limitation/opposition (selon base légale) ;
portabilité (cas spécifiques).

Concrètement : désignez un point de contact, documentez la procédure, et assurez-vous que vous savez extraire et supprimer/anonymiser sans casser les historiques nécessaires (ex. facturation).

6) Sécurité : mesures simples qui couvrent 80% du risque

Sans tomber dans l’usine à gaz, les fondamentaux :

comptes nominatifs (pas de compte “admin” partagé) ;
MFA si possible ;
mots de passe uniques ;
segmentation des rôles ;
sauvegardes automatiques + test de restauration ;
supervision (disponibilité + erreurs) ;
chiffrement en transit (HTTPS) ;
durcissement des accès d’administration (IP autorisées si possible).

Sur la partie exploitation pure (performance et stabilité), ce guide est un bon complément : Mon Vestiaire Pro : performance + monitoring.

7) Hébergement : documenter ce que vous externalisez

Si vous hébergez Mon Vestiaire Pro sur une plateforme, gardez une fiche simple :

où est hébergée l’instance ;
qui administre ;
comment sont gérées les sauvegardes ;
comment sont gérés les accès ;
comment sont gérés les incidents.

Sur adgents.cloud, l’objectif est de vous donner une base robuste : déploiement rapide, backups automatiques, scaling CPU/RAM à la demande, et stop/start pour maîtriser les coûts tout en gardant l’instance et son stockage.

Pour démarrer : Mon Vestiaire Pro sur adgents.cloud.